der dritte anlauf
Zwei Wechsel hinter sich. Wenig Hoffnung auf den dritten.
Zweimal hatte der Verein die Software schon gewechselt. Beide Male dasselbe: Das Programm konnte vieles, nur nicht das, was der Ferienhort brauchte.
Die Fragen bei der Anfrage im März waren entsprechend klar:
- Was kostet das wirklich?
- Wer garantiert, dass es nicht teurer wird?
- Wem gehört der Code?
- Ist es bis zur nächsten Anmeldung fertig?
Unsere Antwort war keine Präsentation. Noch vor dem ersten Gespräch stand eine klickbare erste Version. Danach kamen ein Fixpreis mit Kostengarantie, ein klarer Zahlungsplan und eine Regelung zu den Rechten. Im April stimmte der Vorstand zu.
zuhören statt pflichtenheft
Erst den Alltag verstehen, dann bauen.
Ein altes Pflichtenheft gab es. Weitergebracht haben uns aber die Menschen, die täglich damit arbeiten:
- Sechs Key-User aus Büro, Vorstand, Camp-Leitung und Mitgliederverwaltung erzählten ihren Alltag.
- Im Workshop vor Ort zeigte das Büro Klick für Klick, wo es hakt und wo ein Zettel neben dem Bildschirm liegt.
- Ab Mai testeten die Key-User laufend mit. Jeder Wunsch wurde ein Ticket, jedes Ticket ein Update.
Daraus kamen Entscheidungen, die in keinem Pflichtenheft gestanden wären:
- Bankimport statt Kartenzahlung: Viele Eltern zahlen in Raten. Das System liest die Bankdatei ein und ordnet jede Zahlung selbst zu.
- Ein Login für alles: Wer Mitglied, Elternteil und Betreuer:in zugleich ist, sieht mit einem Zugang genau das, was zu den eigenen Rollen passt.
die prüfung
Vier Wochen vor dem Start ändert sich alles auf einmal.
Gut einen Monat vor dem Buchungsstart kam alles gleichzeitig:
- Eine neue Kollegin: Vroni kommt neu ins Büro.
- Der Umzug: Die Software zieht vom Test ins Echtsystem und übernimmt echte Daten.
- Die Saison: Texte, Vorlagen und Bestätigungen müssen fertig werden.
So hat Vroni gestartet: eigener Zugang, dazu ein Eltern-Zugang, um den ganzen Weg selbst als Familie zu gehen. Die Regel bei der Einschulung: früh selbst tippen. Drei Wochen später pflegte sie Stempel, Unterschrift und Campregeln selbst ein und testete mit Jakob die finale Version.
Nicht alles lief glatt. Nach dem Umzug tauchten Fehler auf. Der Unterschied zu früher: Was morgens gemeldet wurde, war meist am Abend live, spätestens am nächsten Tag.
Und dann der Showdown: Hält das System, wenn alle gleichzeitig buchen? Im Lasttest liefen 100 Buchungen gleichzeitig in 5,5 Sekunden durch, ohne einen einzigen Fehler. Der geplante virtuelle Warteraum war nicht mehr nötig.
100
gleichzeitige Buchungen
5,5
Sekunden
was jetzt anders ist
Das Büro hat wieder Zeit für die Familien.
mehr als verwaltung
Der ganze Camp-Sommer läuft über eine Plattform.
Die Software ist nicht nur das Backoffice. Sie begleitet jeden Handgriff im Camp, vom Büro in Wien bis zur Zimmerrunde am Wolfgangsee. Jede Rolle hat ihre eigene Ansicht, am Computer oder am Handy.
Vom Backoffice bis zum Krankenzimmer: der ganze Sommer in einer Plattform.
Das eigentlich Neue
Wir können dir jeden Wunsch von den Augen ablesen. Und ihn umsetzen.
Jeder Wunsch aus dem Betrieb startet die Runde neu.
Dazu vor dem Start: Prüfungen zu Sicherheit, Datenschutz, Barrierefreiheit und Performance, Zwei-Faktor-Login für die Verwaltung und ein Protokoll jeder Änderung.
Kunde
Wunsch
Ein Ticket statt einer Mail. Du siehst jederzeit, was ansteht, was läuft und was fertig ist.
Mensch + KI
Umsetzung
Die KI schreibt Code, Tests und Doku mit. Unsere Entwickler steuern, prüfen und entscheiden.
Mensch
Review
Jede Änderung wird von Menschen angesehen, bevor sie weitergeht. Wir sind bei jedem Commit dabei.
automatisch
Tests
Tests im Code und in echten Browsern. Ist etwas rot, geht nichts weiter.
Mensch
Freigabe
Ausgeliefert wird nur per Knopfdruck. Kein Push geht von selbst live.
automatisch
Live und Betrieb
Vorher ein Snapshot, bei Fehlern automatischer Rollback. Das Monitoring meldet Probleme, bevor sie jemand bemerkt. Daraus entsteht der nächste Wunsch.
wissen, das mitwächst
Jedes neue Feature bringt seine Anleitung gleich mit.
Bei klassischer Software hinkt die Doku hinterher: Das Handbuch beschreibt die Version von vor zwei Jahren. Bei uns entstehen die Unterlagen mit jedem neuen Feature automatisch neu und werden von uns geprüft.
Geht ein Feature live, entstehen gleich mit:
- Anleitung: Schritt für Schritt, im Ton deiner Organisation
- Test-Szenario: damit Key-User wissen, was sie prüfen sollen
- Schulungsunterlage: für neue Kolleg:innen, sofort einsetzbar
- Für jede Rolle und jeden Wissensstand: Einsteiger:innen bekommen die Grundlagen, Routinierte nur das Neue. Betreuer:innen sehen etwas anderes als die Buchhaltung.
- Spart Schulungszeit: Die Unterlagen sind immer so aktuell wie die Software selbst.
- Unterlagen, die antworten: Auf Wunsch wird das ganze Wissen per Chat befragbar. Viele Support-Fragen löst dein Team so selbst, in Sekunden.
Vibe-Coding baut die Spitze. Wir bauen den ganzen Eisberg.
Woran Software im Alltag scheitert und was wir dagegen tun
Sicherheit wurde nicht mitgedacht
Sicherheitsprüfung vor dem Start, Zwei-Faktor-Login, Content-Security-Policy, Fehler-Monitoring und Updates im laufenden Betrieb.
Niemand weiß genau, wer was darf
Ein durchdachtes Rollen- und Berechtigungssystem. Jede Person sieht nur, was sie für ihre Aufgabe braucht, und jede Änderung wird protokolliert.
Kein Sicherheitskonzept dahinter
Datenschutz ab Tag 1: Datenmodell, Löschkonzept, Anonymisierung, Backups und ein klarer Plan für den Ernstfall.
Gesetze ändern sich, die Software nicht
Wir betreuen die Software weiter und passen sie an, wenn sich Vorgaben ändern. Von der DSGVO bis zur Barrierefreiheit.
Du hast schon eine Software?
Egal ob wir sie gebaut haben, jemand anderer oder ob sie schnell mit KI entstanden ist: Wir sehen sie durch. Mit unserem ISO 9001-zertifizierten Vorgehen prüfen wir Code, Sicherheit, Rollen und Datenschutz, bringen die Software auf Stand und übernehmen sie in unseren Wartungsvertrag.
- Durchsehen: Code, Sicherheit, Rollen, Datenschutz
- Auf Stand bringen: Updates, Lücken schließen, Tests ergänzen
- Übernehmen: Betrieb, Betreuung und Weiterentwicklung
ganz transparent
Was hat das gekostet?
Individuelle Software galt lange als etwas für Konzerne und Ministerien. Viele KMU und Vereine haben nie ernsthaft darüber nachgedacht, weil es schlicht zu teuer war. Deshalb legen wir die Zahlen offen.
- So haben wir klassisch gerechnet: gleicher Umfang, 227 User Stories, 10 bis 18 Stunden pro Story für Analyse, Entwicklung, Test und Abstimmung, zum gleichen Stundensatz von 150 €. Eine grobe Schätzung, wie wir sie früher selbst angeboten hätten.
- Nicht billiger wurde: Review, Tests, Sicherheit und Datenschutz. Gespart haben wir bei der Schreibarbeit, nicht bei der Sorgfalt.
und du?
Wo findest du dich wieder?
Ein Sommercamp ist nicht dein Alltag? Das Muster dahinter wahrscheinlich schon.
Du kennst das
- Bürger:innen stellen Anträge online, im Amt laufen sie händisch weiter
- Papier und digital parallel, weil nicht alle online mitmachen
- Datenschutz, Barrierefreiheit und Nachvollziehbarkeit sind Pflicht, nicht Kür
Das bekommst du
- Prüfungen zu Datenschutz, Barrierefreiheit und Sicherheit vor dem Start
- Rollen, Zwei-Faktor-Login und ein Protokoll jeder Änderung
- ISO 9001-zertifizierte Abläufe und Erfahrung mit öffentlichen Ausschreibungen
- Online und Papier in einem Prozess, damit niemand zurückbleibt
Aus unseren Projekten
Seminarverwaltung einer Landesakademie.
Bürgerbeteiligung einer Stadtgemeinde, online und auf Papier.
Du kennst das
- Excel-Listen neben der eigentlichen Software
- Eine Person, ohne die im Büro nichts läuft
- Standardsoftware, die zu 80 Prozent passt. Die restlichen 20 Prozent kosten jeden Tag Zeit.
Das bekommst du
- Einen Prozess-Check mit Vorher-Nachher-Bild und klickbarer erster Version
- Einen Fixpreis mit Kostengarantie
- Wünsche, die oft am selben oder am nächsten Tag live sind
- Betreuung, die bleibt, statt eines Projektendes
Aus unseren Projekten
Online-Abschluss einer Garantieversicherung. Terminbuchung für Patient:innen.
Du kennst das
- Ein Altsystem, das niemand mehr anfassen will
- Schatten-IT aus Tabellen und Einzel-Tools
- Die berechtigte Sorge vor KI-Code, den niemand kontrolliert
Das bekommst du
- Einen verbreiteten Stack: Laravel und PHP, MySQL, Tailwind
- Git und CI auf unserer eigenen Infrastruktur, mit Unit-Tests und Browser-Tests in Chromium und WebKit
- Code-Review durch Menschen und manuelles Deployment mit Snapshot und Rollback
- Fehler-Monitoring, Content-Security-Policy, Zwei-Faktor-Login, Audit-Log
- Dokumentation und Runbooks für Betrieb und Übergabe
- Übernahme bestehender Software: durchsehen, auf Stand bringen, in die Wartung nehmen
Aus unseren Projekten
Personalplanung an einer Universitätsklinik. Terminmanagement in einem Spitalsverbund.
Du kennst das
- Mitglieder, Beiträge, Veranstaltungen und Spenden in verschiedenen Tools
- Viel Ehrenamt, wenig Büro
- Dieselben Menschen in mehreren Rollen: Mitglied, Elternteil, Helfer:in
Das bekommst du
- Ein Login für alle Rollen, mit klaren Berechtigungen
- Zahlungen, die sich über die Bankdatei selbst zuordnen
- Rechnungen, Bestätigungen und Spendenbestätigungen auf Knopfdruck
- Eigene Regeln wie Sozialfonds oder Ermäßigungen, genau so abgebildet, wie ihr sie lebt
Aus unseren Projekten
Vereinsplattform eines Bundesverbands. Funktionärsdatenbank einer Gewerkschaft.
auf einen blick
Das Projekt in Zahlen
hält das auch bei uns?
Die Fragen, die du dir jetzt stellst.
Was kostet so etwas?
Beim Ferienhort etwa ein Sechstel bis ein Neuntel dessen, was wir klassisch geschätzt hätten. Wir arbeiten mit Fixpreis und Kostengarantie, vereinbart nach einem ersten Prozess-Check.
Wie viel Zeit müssen wir investieren?
Am Anfang einen Workshop und ein paar Menschen, die ihren Alltag zeigen. Danach testen Key-User laufend mit. Ehrlich gesagt: Ohne diese Mitarbeit wird keine Software gut.
Was ist mit sensiblen Daten?
Beim Ferienhort sind es Gesundheitsdaten von Kindern. Deshalb gibt es ein Rollensystem, ein Protokoll jeder Änderung, automatische Anonymisierung und Prüfungen vor dem Start.
Was, wenn jemand ausfällt?
Code, Tests, Dokumentation und jede Entscheidung liegen in unserem System, nicht im Kopf einer Person. Die Übergabe an das Projektteam ist Teil jedes Projekts.
Wer betreut das danach?
Wir. Betrieb, Sicherheit, Updates und neue Wünsche laufen in einer laufenden Betreuung weiter. Das gilt auch für bestehende Software, die wir von anderen übernehmen.
Passt das auch für ein Amt oder ein Unternehmen?
Das Muster passt überall, wo Anmeldungen, Anträge, Freigaben und Zahlungen zusammenkommen. Wir bauen solche Lösungen auch für Gemeinden, Bildungseinrichtungen und das Gesundheitswesen.
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